Política de uso de e-mail

Esta Política de uso de e-mail explica como os e-mails podem ser enviados pelos serviços da Rapid Cloud: o que é permitido, quais são os limites de envio e o que acontece quando as regras não são cumpridas.

Ela complementa os Termos de Serviço, em especial a seção 3 (Política de tolerância zero contra SPAM). Ao usar o e-mail dos serviços contratados, o cliente declara estar ciente desta Política.

Esta Política vale, por inteiro, para os planos compartilhados de hospedagem e de revenda da Rapid Cloud, nos dois painéis:

• cPanel, em São Paulo: hospedagem de sites e revenda de hospedagem. A Hospedagem Cloud cPanel é um plano de hospedagem e segue todas as regras desta Política;
• DirectAdmin, nos Estados Unidos: hospedagem de sites e revenda de hospedagem.

Na revenda, as regras valem para todas as contas criadas pelo revendedor, que responde pelo que os clientes dele enviam, como prevê a seção 11 dos Termos.

Nos servidores VPS e Enterprise Cloud valem só as regras de conteúdo e anti-spam. A seção 9 explica o que vale e o que não vale para eles.

Nos planos compartilhados, todo e-mail enviado pela sua conta, seja pelo webmail, por um programa de e-mail ou pelo seu site, passa por um serviço de envio (relay) com filtro de spam e de reputação antes de seguir para o destinatário. Esse filtro protege a reputação dos servidores e a entrega dos e-mails de todos os clientes.

Por isso, os programas e scripts da sua conta não podem abrir conexão SMTP direta com servidores de fora: as portas 25, 465 e 587 ficam bloqueadas para conexões dos processos dos usuários com servidores externos, inclusive os servidores SMTP do Gmail, do Outlook e dos serviços de envio. Para enviar e-mail pelo seu site ou sistema, use uma destas formas:

• a função de e-mail do PHP ou o sendmail do próprio servidor;
• SMTP autenticado em uma caixa de e-mail da sua própria hospedagem.

O serviço de envio e o filtro podem reter, adiar ou recusar mensagens com cara de spam ou com volume fora do normal. Mensagens retidas não são liberadas em lote.

Para manter a entrega estável para todos, os planos compartilhados têm limites de envio:

O limite de 350 e-mails por hora vale para cada domínio da conta, seja qual for a forma de envio (webmail, programa de e-mail ou site). É o mesmo em todos os planos compartilhados, cPanel e DirectAdmin. Também valem estes limites: até 50 destinatários por mensagem; mensagens de até 25 MB, contando os anexos.

Acima do limite, as mensagens excedentes podem ser adiadas para a hora seguinte ou recusadas. Não há garantia de que elas sejam entregues depois: se o seu site ou sistema precisa enviar mais do que isso, o caminho é um serviço de envio próprio (seção 4).

O limite é o máximo permitido, não uma cota a ser usada. Mesmo dentro dele, o filtro pode reter mensagens com cara de spam ou com volume fora do normal (seção 2).

Nos planos compartilhados, não é permitido enviar newsletter, e-mail marketing ou qualquer outro envio em massa, mesmo que seja do próprio cliente e para a própria base de contatos.

Esses envios devem sair por um serviço de envio próprio para isso, como Amazon SES, Brevo, Mailchimp ou RD Station, com os registros SPF e DKIM desse serviço configurados no seu domínio (seção 8). Assim, o envio sai pela estrutura do serviço escolhido, e não pelos servidores da hospedagem. Os nomes acima são só exemplos: a escolha e a contratação do serviço são do cliente, como prevê a seção 19 dos Termos.

Se o seu site precisa entregar as mensagens a um desses serviços, a integração deve ser feita pela API do serviço (por HTTPS) ou pela própria plataforma dele, e não por SMTP: as portas de SMTP para servidores externos ficam bloqueadas (seção 2).

Nos planos compartilhados, o e-mail serve para:

• e-mail pessoal e corporativo: a troca de mensagens do dia a dia com clientes, fornecedores e equipe;
• e-mail transacional do próprio site ou sistema: confirmação de pedido, recuperação de senha, nota fiscal e alertas do sistema.

Mesmo esses envios precisam respeitar os limites da seção 3.

Estas regras valem em todos os planos da Rapid Cloud, inclusive no VPS e no Enterprise Cloud.

Listas. Só envie para quem pediu para receber (opt-in). Lista comprada, alugada ou extraída da internet é proibida.

Também não é permitido:

• enviar spam, ou seja, mensagens não solicitadas, de qualquer espécie e para qualquer propósito. Mecanismos de safelist são tratados como spam;
• falsificar o remetente, o cabeçalho ou a origem de uma mensagem;
• enviar phishing: mensagens que se passam por bancos, lojas, órgãos públicos ou outros serviços para obter senhas, dados ou pagamentos;
• enviar vírus ou qualquer outro tipo de malware, ou links para eles, como já proíbe a seção 2 dos Termos;
• hospedar sites divulgados por meio de spam (spamvertised), como diz a seção 3 dos Termos.

E-mail comercial. Todo e-mail comercial precisa de remetente verdadeiro e de uma forma fácil de descadastro.

Não é permitido configurar redirecionamento (encaminhamento automático) de e-mails das suas caixas para provedores públicos como Gmail, Outlook, Live, Hotmail e Yahoo. Se um redirecionamento desses for configurado, o sistema o remove automaticamente, como diz a seção 3 dos Termos.

O motivo: o redirecionamento repassa também o spam que chega à sua caixa, e o provedor público passa a ver o nosso servidor como fonte de spam, o que prejudica a entrega dos e-mails de todos os clientes.

A alternativa: para ler os seus e-mails no Gmail ou no Outlook, configure a sua caixa neles por IMAP ou POP, em vez de redirecionar. Se precisar, o suporte ajuda.

Quando a senha de uma caixa de e-mail vaza, alguém de fora pode usá-la para enviar spam ou phishing em nome do seu domínio. Para evitar isso:

• use uma senha forte e única para cada caixa, que não seja repetida em nenhum outro serviço. A seção 2 dos Termos recomenda pelo menos 12 caracteres, alternando letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais;
• mantenha seguros os computadores e celulares que acessam as caixas.

Se uma caixa ou conta estiver comprometida, como em caso de senha vazada ou de envio de spam ou phishing por ela, a Rapid Cloud pode suspender a caixa ou a conta preventivamente, sem aviso prévio, para interromper o envio. Em seguida, a Rapid Cloud abre um chamado explicando o que fazer, como trocar a senha e verificar os dispositivos que acessam a caixa.

SPF, DKIM e DMARC são registros no DNS do domínio que ajudam os provedores de e-mail a confirmar que as mensagens são mesmo do seu domínio. A Rapid Cloud recomenda configurar os três:

• SPF: informa quais servidores podem enviar e-mail pelo seu domínio;
• DKIM: assina as mensagens, para o destinatário conferir que elas vieram do seu domínio e não foram alteradas no caminho;
• DMARC: diz aos provedores o que fazer com as mensagens que falham no SPF e no DKIM.

Se o DNS do seu domínio fica fora da Rapid Cloud (por exemplo, no Cloudflare ou na empresa onde o domínio foi registrado), copie para lá os registros SPF e DKIM que o seu painel mostra. Quem envia por um serviço próprio (seção 4) também precisa incluir os registros desse serviço. O suporte ajuda a conferir.

No VPS e no Enterprise Cloud, o cliente administra o próprio servidor, inclusive o envio de e-mail. Por isso, esta Política vale para eles só em parte.

Valem:

• as regras de listas e de conteúdo da seção 5: o que não é permitido enviar, listas só para quem pediu, sem falsificação e sem phishing;
• as consequências por spam da seção 10 e da seção 3 dos Termos. O cliente responde pelo que sai do servidor, como prevê a seção 2 dos Termos;
• a suspensão preventiva: se o servidor enviar spam ou phishing, inclusive por invasão ou senha vazada, a Rapid Cloud pode suspendê-lo ou bloquear a saída de e-mail dele preventivamente, sem aviso prévio, e abre um chamado explicando o que fazer.

Não valem:

• o limite de envio por hora e os demais limites da seção 3;
• a saída pelo serviço de envio (relay) e o bloqueio de conexão SMTP direta da seção 2;
• a proibição da seção 4 de enviar newsletter e e-mail marketing pelo próprio servidor: no VPS e no Enterprise Cloud esses envios são permitidos, desde que só para quem pediu para receber (seção 5). Envio em massa não solicitado continua proibido, como diz a seção 3 dos Termos;
• a remoção automática de redirecionamentos para provedores públicos da seção 6.

As recomendações das seções 6, 7 e 8 continuam valendo como boas práticas: ler a caixa no Gmail ou no Outlook por IMAP ou POP em vez de redirecionar, usar senhas fortes e configurar SPF, DKIM e DMARC no domínio.

Se esta Política não for cumprida, a Rapid Cloud pode:

• reter ou recusar a mensagem;
• suspender a caixa de e-mail ou a conta.

O envio de spam leva às consequências da seção 3 dos Termos de Serviço, que adota tolerância zero: a conta usada para enviar spam é encerrada, com ou sem aviso prévio, e a conta que fizer um IP dos nossos servidores entrar em uma blacklist é suspensa e/ou encerrada.

A Rapid Cloud pode alterar esta Política a qualquer momento, como prevê a seção 22 dos Termos. A versão em vigor fica sempre nesta página, com a data da última atualização.

• Dúvidas sobre esta Política: pelo chat do site ou pelo e-mail [email protected];
• Denúncias de spam, phishing ou outro abuso enviado de servidores da Rapid Cloud: [email protected], se possível com a mensagem recebida e o cabeçalho completo.